Dokumentų valdymo sistema Wisedocs
Dokumentų valdymas yra vienas iš svarbiausių bet kurios organizacijos procesų. Nesvarbu, ar kalbame apie mažą įmonę, ar apie didelę korporaciją – informacijos srautai kasdien didėja. Tradiciniai metodai, paremti popieriniais archyvais ar nesistemingu elektroniniu failų saugojimu, tampa neefektyvūs.
Todėl modernios dokumentų valdymo sistemos (DVS) yra būtinos, o viena iš pažangiausių Lietuvoje yra Wisedocs – išmanus įrankis, kuris padeda įmonėms optimizuoti informacijos srautą ir užtikrinti duomenų saugumą.
Daugiau apie Wisedocs dokumentų valdymo sistemą čia→
Kas yra dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema (DVS) – tai programinė įranga, skirta kurti, tvarkyti, saugoti, archyvuoti ir sekti dokumentus visame jų gyvavimo cikle. Ji padeda centralizuoti informaciją, sumažinti popierinių dokumentų kiekį, paspartinti procesus ir užtikrinti duomenų saugumą.
Wisedocs yra sukurta taip, kad atitiktų šiuolaikinio verslo poreikius – nuo paprasto dokumentų registravimo iki integracijos su kitomis įmonės sistemomis, tokiomis kaip ERP ar CRM.
Pagrindinės Wisedocs funkcijos
- Dokumentų registravimas ir klasifikavimas
Sistema leidžia greitai užregistruoti naujus dokumentus, priskirti jiems kategorijas, terminus bei atsakingus asmenis. Tai sumažina klaidų tikimybę ir palengvina paiešką ateityje. - Versijų kontrolė
Wisedocs užtikrina, kad visada turėtumėte prieigą prie naujausios dokumento versijos, tačiau kartu išsaugomos ir ankstesnės redakcijos. Tai ypač svarbu dirbant komandose ar projektiniu principu. - Paieška pagal įvairius kriterijus
Dokumentų paieška gali būti vykdoma pagal pavadinimą, turinį, raktinius žodžius, datą ar atsakingą asmenį. Tokia funkcija leidžia greitai rasti reikiamą informaciją. - Darbo srautų automatizavimas
Wisedocs suteikia galimybę automatizuoti dokumentų tvirtinimo, perdavimo ar derinimo procesus. Tai mažina žmogiškųjų klaidų riziką ir pagreitina kasdienius darbus. - Integracijos
Sistema gali būti integruota su kitais įmonėje naudojamais įrankiais – pavyzdžiui, finansų valdymo, personalo apskaitos ar projektų valdymo sistemomis. Tokiu būdu sukuriama vientisa skaitmeninė aplinka. - Duomenų saugumas
Visi dokumentai yra saugomi centralizuotai, naudojant pažangius šifravimo metodus ir prieigos kontrolę. Įmonė gali nustatyti, kurie darbuotojai turi teisę peržiūrėti, redaguoti ar tvirtinti tam tikrus dokumentus.
Nauda įmonėms
Efektyvesnis darbas
Naudojant Wisedocs, sumažėja laikas, skirtas dokumentų paieškai ir tvarkymui. Tai tiesiogiai didina darbuotojų produktyvumą ir mažina administracines sąnaudas.
Didinamas skaidrumas
Visi dokumentų pakeitimai yra registruojami, todėl galima aiškiai matyti, kas, kada ir kokius veiksmus atliko. Tai svarbu ne tik vidinei kontrolei, bet ir audito procesams.
Nuotolinis darbas
Sistemą galima pasiekti iš bet kurios vietos. Tai ypač aktualu įmonėms, kuriose darbuotojai dirba hibridiniu ar nuotoliniu būdu. Visi dokumentai yra vienoje platformoje, pasiekiami realiu laiku.
Teisinis atitikimas
Daugeliui įmonių būtina laikytis teisės aktų reikalavimų dėl dokumentų saugojimo ir prieigos kontrolės. Wisedocs padeda užtikrinti, kad procesai atitiktų šiuos standartus.
Sąnaudų mažinimas
Mažesnės spausdinimo, archyvavimo ir fizinio dokumentų saugojimo išlaidos. Be to, sumažėja rizika prarasti svarbius dokumentus.
Kuriose srityse pritaikoma Wisedocs?
- Valstybinės institucijos – dokumentų registravimas, archyvavimas, piliečių prašymų tvarkymas.
- Teisinės paslaugos – sutarčių valdymas, bylų dokumentacija, susirašinėjimo archyvavimas.
- Finansai ir apskaita – sąskaitų, ataskaitų, mokesčių dokumentų tvarkymas.
- Sveikatos priežiūra – pacientų bylų ir medicininių įrašų saugojimas bei prieigos kontrolė.
- Statybų ir gamybos sektorius – projektų dokumentacija, brėžiniai, techniniai sertifikatai.
- Švietimas – studentų bylų, akademinių dokumentų ir personalo įrašų valdymas.
Kodėl verta rinktis būtent Wisedocs?
- Lietuviškas sprendimas – sistema pritaikyta vietos rinkai ir atitinka Lietuvos bei ES teisės aktų reikalavimus.
- Lankstumas – galima pritaikyti prie skirtingų įmonių poreikių.
- Paprasta naudoti – patogi vartotojo sąsaja, nereikalaujanti sudėtingų mokymų.
- Nuolatinė pagalba – klientams suteikiamas techninis palaikymas ir konsultacijos.
- Patikimumas – saugi infrastruktūra ir atsarginės kopijos užtikrina, kad dokumentai niekada nepradings.
Wisedocs kaip strateginis įrankis verslui
Dokumentų valdymo sistema nebėra tik pagalbinė priemonė – ji tampa svarbia verslo strategijos dalimi. Įmonės, kurios įdiegia Wisedocs, gali efektyviau planuoti procesus, greičiau priimti sprendimus ir skaidriau dirbti su partneriais.
Centralizuotas dokumentų valdymas yra būtinas, jei organizacija nori išlikti konkurencinga, laikytis teisinius reikalavimus atitinkančios praktikos ir užtikrinti duomenų saugumą.
